Dit is de privacyverklaring van de Profronde Maastricht (Ridderronde Maastricht)
1. INLEIDING
In deze privacyverklaring lees je alles over de manier waarop de Stichting Profronde Maastricht, bekend onder de naam Ridderronde Maastricht jouw persoonsgegevens verzamelt en hoe daarmee wordt omgegaan. Hierna wordt de stichting Profronde Maastricht aangeduid als de Ridderronde Maastricht. Daarnaast vind je hier ook al jouw rechten met betrekking tot jouw gegevens en hoe je gebruik kunt maken van die rechten.
2. RIDDERRONDE MAASTRICHT
De Ridderronde Maastricht is een stichting die jaarlijks een wielerevenement organiseert in Maastricht. In het evenement zijn vast opgenomen een wielerkoers voor vrouwen Profs en mannen Profs. De Ridderronde Maastricht is een stichting, met bestuur, adviseurs en vrijwilligers.
3. DOEL GEGEVENSVERWERKING
Er wordt voor een aantal doelen persoonsgegevens verzameld door de Ridderronde Maastricht. Deze worden hieronder toegelicht.
A. HET VERSTUREN VAN UITNODIGINGEN, TOEGANGSKAARTEN E.D.
Ridderronde Maastricht stuurt sponsoren en relaties via e-mail uitnodigingen voor bijeenkomsten en toegangskaarten tot het hospitalitydeel van de Ridderronde Deze emails zijn gericht op informatieverstrekking en uitnodigingen. Jouw voornaam, achternaam, (eventueel) organisatie en e-mailadres zijn hiervoor verzameld via eigen opgave of uit de sociale media.
B. AANMELDEN VIA CONTACTFORMULIEREN
Jouw gegevens worden verzameld als je het contactformulier invult op de website van de Ridderronde Maastricht en de aanmelding via e-mail voor een activiteit. Je kunt denken aan je naam, organisatie, e-mailadres, telefoonnummer en je vraag/opmerking.
C. FOTO’S OP DE SITE VAN DE RIDDERRONDE
Het is gebruikelijk dat bij door de Ridderronde georganiseerde gelegenheden foto’s worden gemaakt ten behoeve van de site van de Ridderronde Maastricht: www.ridderronde.nl
4. ONTVANGERS
De gegevens die Ridderronde Maastricht van jou ontvangt worden beheerd door middel van:
A. OUTLOOK EN EXCELBESTAND
De nieuwsbrieven worden verzonden met outlook. Op het moment dat jij sponsor en/of relatie wordt van de Ridderronde, wordt jouw e-mailadres, voor- en achternaam en (eventuele) organisatie opgeslagen in de daarvoor bestemde lijsten in outlook en excel.
B. WEBSITE
De website van de Ridderronde Maastricht wordt gehost bij Ivengi Maastricht. De website van Ridderronde Maastricht is beveiligd en heeft een SSL-certificaat.
De Ridderronde Maastricht organiseert naast de wielerronde ook andere bijeenkomsten ten behoeve van relaties en sponsoren. Het is gebruikelijk dat bij deze gelegenheden foto’s worden gemaakt die naderhand geplaatst worden op de site van de Ridderronde Maastricht: www.ridderronde.nl Indien bezoekers bezwaar maken tegen het gefotografeerd worden wordt bij elke bijeenkomst gewezen op de mogelijkheid om bij de fotograaf kenbaar te maken dat dit niet gewenst is.
5. OPSLAG PERIODE
Jouw gegevens worden bewaard door de Ridderronde Maastricht, maar nooit langer dan de periode waarin je de Ridderronde sponsort, tenzij we op grond van een wettelijke regeling jouw gegevens langer moeten bewaren.
A. HET VERSTUREN VAN E-MAILS
Jouw e-mailadres, naam en organisatie worden opgeslagen in Outlook. De opslag van jouw gegevens is voor de tijd waarin je sponsor bent van de Ridderronde. Jij kan je uitschrijven wanneer je wilt. Je kan je uitschrijven door een e-mail te sturen naar secr@ridderronde.nl
B. CONTACTFORMULIEREN
Op het moment dat je via de website van de Ridderronde Maastricht een contactformulier invult, worden die gegevens die jij meestuurt, zoals bijvoorbeeld je naam, bedrijfsnaam, en e-mailadres, opgeslagen op de mailserver. Die gegevens worden slechts bewaard voor de tijd die ter afhandeling nodig is.
C. EXCELBESTAND
Jouw e-mailadres, naam en organisatie worden opgeslagen in een Excel lijst. De opslag van jouw gegevens is voor de tijd waarin je sponsor en/of relatie bent van de Ridderronde. Jij kan je uitschrijven wanneer je wilt. Je kan je uitschrijven door een e-mail te sturen naar secr@ridderronde.nl Dit bestand wordt enige weken voorafgaand aan de Ridderronde ter beschikking gesteld aan:
Compo Ticketing B.V.
Rijksweg 44
6269AC Margraten
Compo Ticketing zorgt er vervolgens voor dat je via een of meerdere unieke codes de beschikking krijgt over een toegangsbewijs op naam voor het betreden van het hospitalitydeel van de Ridderronde.
6. BEVEILIGING
Je gegevens worden alleen beheerd in de eerdergenoemde systemen en software. De persoonsgegevens die door de Ridderronde Maastricht worden beheerd, zijn alleen toegankelijk via bovenstaande software en zijn beveiligd met een wachtwoord. De wachtwoorden worden regelmatig gewijzigd.
7. JOUW RECHTEN
A. RECHT OP INZAGE
Je hebt het recht om te allen tijden jouw gegevens op te vragen die bij de Ridderronde Maastricht zijn vastgelegd en worden bewaard. Dit doe je door een e-mail te sturen of telefonisch contact op te nemen met het secretariaat van de Ridderronde Maastricht. Je krijgt dan een overzicht van jouw gegevens.
B. RECHT OP RECTIFICATIE
Kloppen jouw gegevens niet? Of zijn je gegevens veranderd? Je hebt het recht om deze te laten rectificeren door de Ridderronde Maastricht.
C. RECHT OP WISSEN VAN GEGEVENS EN FOTO’S
Wil je niet langer dat jouw gegevens bij de Ridderronde Maastricht worden bewaard? Dan heb je het recht om deze te laten wissen. Dat geldt eveneens voor op de site geplaatste foto’s. Alleen als wij de gegevens op grond van een wettelijke verplichting moeten bewaren, kunnen wij niet aan een verzoek tot wissen voldoen.
D. RECHT OP HET INDIENEN VAN EEN KLACHT
Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je vindt dat Ridderronde Maastricht niet op de juiste manier met jouw gegevens omgaat. Dit kan via deze link https://autoriteitpersoonsgegevens.nl
E. RECHT OP STOP GEGEVENSGEBRUIK (BEZWAAR)
Wil jij niet dat de Ridderronde Maastricht jouw gegevens gebruikt? Dan heb je het recht op het stoppen van het gebruik van jouw persoonsgegevens. Het gebruik maken van deze rechten kan via secr@ridderronde.nl onder toezending van je NAW-gegevens.
8. PLICHTEN
De Ridderronde Maastricht verwerkt jouw gegevens op grond van een gerechtvaardigd belang. Dit betekent dat wij de gegevens nodig hebben om jaarlijks een wielerkoers goed te kunnen organiseren, maar daarbij niet meer gegevens verzamelen dan wat we echt nodig hebben. Ook houden we goed rekening met jouw privacy: de gegevens zijn alleen in te zien door bestuursleden van de Ridderronde en worden als ze niet meer nodig zijn (bijv. bij einde sponsorcontract) vernietigd. De gegevens die zijn aangeleverd, zijn de minimale benodigde gegevens voor uitnodigingen voor bijeenkomsten en voor de toegang tot het hospitalitydeel van de Ridderronde. Je e-mailadres is bijvoorbeeld nodig om de uitnodigingen te kunnen versturen.
Ridderronde Maastricht behoudt zich het recht voor om jouw gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk is vereist, dan wel wanneer de Ridderronde Maastricht dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek/proces of om de rechten, eigendom of veiligheid van Ridderronde Maastricht te beschermen. Daarbij zullen wij altijd jouw recht op privacy zoveel mogelijk respecteren
Als jij je niet prettig voelt omtrent het gebruik van jouw gegevens door Ridderronde Maastricht neem dan gerust contact op via onderstaande contactgegevens! Ook als je vragen hebt, kun je contact opnemen met:
secr@ridderronde.nl
Bergerstraat 59
6226 BA Maastricht